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Gestão administrativa conceitos para melhorar sua eficiência

04/07/2019
gestão administrativa

As pessoas vivem suas rotinas em curto, médio e longo prazo.

Colocar a roupa na máquina de lavar é uma experiência voltada para o curto prazo.

Controlar os gastos é uma experiência de médio prazo, cujo objetivo é evitar que falte dinheiro nos últimos dias do mês.

Ir à aula diariamente no curso universitário é uma experiência orientada para o longo prazo.

Tudo isso, no entanto, faz parte da rotina.

Harmonizar todas essas tarefas, conferir-lhes lógica, organizá-las e melhorar constantemente a forma de cumpri-las é a gestão administrativa.

Se você chega ao final do dia exausto, sem ter conseguido cumprir as tarefas que se propôs, alguma coisa está errada. Você planejou, organizou ou executou mal essas tarefas.

Em uma empresa pode acontecer o mesmo.

Se o gestor não planeja a rotina da empresa, não tem controle sobre as atividades diárias e rotineiras, todos os passos seguintes serão reativos.

É mais ou menos aquela situação em que o gestor se transforma em bombeiro. Sua missão é apagar incêndios para que o estrago não seja maior.

A falta de organização numa empresa é outro problema gravíssimo.

Você já parou para pensar em quanto tempo as pessoas levam procurando coisas dentro de sua própria casa?

A causa disso é a desorganização. Nas empresas é muito comum as pessoas perderem tempo procurando informações importantes para a execução de um trabalho.

Há situações em que você está preparando um prato para o jantar e, no meio do caminho, descobre que falta um ingrediente muito importante para conclui-lo.

Tem alguma coisa errada. Imagina só se isso acontece num restaurante, quando o cliente está aguardando o seu pedido?

 

A gestão administrativa

Gestão administrativa é o ato de conferir rumo, lógica e organização a uma empresa.

Toda empresa tem um planejamento estratégico, que é uma espécie de mapa do tesouro.

O mapa mostra onde você está, onde está o seu objetivo e também as possíveis rotas que você pode pegar para chegar lá.

Aprofundando mais um pouco, você será capaz de identificar as ameaças que podem surgir durante o caminho.

Com base nessas informações, você afere se tem capacidade e os recursos necessários para começar a sua jornada.

Pode então traçar uma estratégia para chegar ao destino da forma mais rápida e menos trabalhosa possível.

O administrador faz parte da elaboração desse planejamento estratégico.

Quando uma empresa é pequena, é possível que ele mesmo faça esse planejamento.

No momento seguinte, começam os preparativos para a viagem.

O papel da gestão administrativa é organizar a viagem e definir quais as condições necessárias de transporte. É ele quem toma decisões importantes como, por exemplo, se um navio de médio porte é adequado, ou não, para a caça ao tesouro.

É preciso calcular o tempo de viagem, prover os suprimentos, identificar os postos de trabalho e as capacidades necessárias às pessoas que irão ocupá-los.

É preciso escolher as pessoas certas para cada posto no navio, para garantir que elas estejam corretamente treinadas e motivadas para a travessia.

É preciso planejar a rotina do navio, garantir que todos tenham acomodações confortáveis e se alimentem adequadamente.

Tem que organizar a rotina, turnos de trabalho, organizar as ferramentas de trabalho, checar se a comunicação com a terra está funcionando, se a estrutura hierárquica é adequada, se o perfil de liderança dos comandantes é adequado às tarefas que a viagem impõe, etc.

Podemos dizer que a gestão administrativa é a responsável em garantir que a empresa atinja seus objetivos globais com o mínimo possível de esforços, gastos, desperdício de recursos e, no menor prazo, o que só é possível se o gestor conseguir dotar a rotina de rumo, lógica e organização.

 

A lógica e os processos

Falar em lógica na gestão administrativa pode parecer algo meio vago.

Experimente, então, fazer duas perguntas:

  • Por que nós realizamos essa tarefa ou seguimos esses processos?
  • Existe uma forma melhor de cumprir essa tarefa?

Essas duas perguntas são suficientes para perceber o quanto é importante a lógica na gestão administrativa.

Muitas vezes incluímos em nossa rotina algumas tarefas desnecessárias.

Elas estão lá há anos e não nos damos conta de que as coisas evoluem e elas deixam de ser úteis.

Tudo isso acontece porque ninguém está pensando nos processos.

Falta gestão de processos, o que implica na ausência da gestão administrativa.

É quando a empresa tem um gestor que se incumbe da tarefa de manter tudo funcionando em sincronia, como um relógio.

A gestão administrativa tem alto teor estratégico para a empresa.

Usar uma ferramenta obsoleta pode trazer desvantagens em relação aos concorrentes.

Mas como o gestor estará atento às novas ferramentas tecnológicas oferecidas pelo mercado se está absorto na operação do dia a dia?

Vamos entender, então, que a gestão administrativa é feita com o cérebro e uma visão global da empresa e das interações de todos os departamentos.

Uma boa forma de se fazer uma gestão administrativa eficiente é identificando todos os processos que ocorrem dentro da empresa, quais os departamentos e pessoas envolvidas, mapeá-los, entendê-los e melhorá-los constantemente.

 

Organização e método

É preciso entender quais as necessidades de cada posto de trabalho, com que frequência elas ocorrem, qual o nível de prioridade de cada tarefa, de modo a prover as condições e os recursos na hora certa para que elas sejam realizadas de forma satisfatória.

Isso só é possível com organização e processos.

A organização existe para que as coisas aconteçam da forma como elas foram planejadas.

Os processão são um conjunto de práticas estabelecidas e sistemáticas que identificam, analisam e solucionam os problemas que surgem.

 

Indicadores e decisões

A era da tecnologia da informação obrigou as empresas a sofisticarem seus métodos de controle.

Para que as decisões sejam as melhores, é preciso haver um controle rigoroso do que está acontecendo, o que é possível fazer com os softwares de gestão, que oferecem agilidade administrativa e riqueza de informações aos gestores.

Faz parte, inclusive, da gestão administrativa, identificar os indicadores que devem compor os relatório de cada departamento e gestor, gerenciando a rotina de TI para que os resultados sejam disponibilizados em tempo real para as pessoas certas.

Mesmo uma pequena empresa precisa usar indicadores, que podem ser obtidos através de diversas ferramentas. Os mais importantes são:

Indicadores de capacidade

Esses indicadores são individuais e coletivos.

Sua finalidade é estimar a capacidade global de produção da empresa.

É o somatório das capacidades individuais, tanto humanas como materiais.

Exemplos: capacidade de produção / mês da peça x.

Indicadores de produtividade

São indicadores que apontam quanto podemos produzir, com determinada quantidade de recursos e em determinado tempo.

São indicadores que devem ser comparados com os da concorrência e são essenciais para medir a competitividade da empresa.

Indicadores de qualidade

São elaborados com base em parâmetros que identificam os níveis mínimos de qualidade e devem ser atingidos ou superados, de modo a manter o padrão de percepção de qualidade do que a empresa produz pelo consumidor.

Indicadores estratégicos

Na verdade, todos os indicadores são estratégicos, já que motivam decisões.

Alguns, mais ligados ao mercado e ao comportamento do consumidor, são essencialmente voltados para moldar as estratégicas competitivas da empresa.

Indicadores financeiros

São aqueles que mostram a situação financeira da empresa em curto (fluxo de caixa), médio (DRE) e longo prazo (Balanço patrimonial).

 

Gestão administrativa e financeira

Em muitas empresas a gestão administrativa e financeira são feitas pela mesma pessoa.

Há total lógica nesse modelo, uma vez que que o administrador é aquele que precisa ter a visão global da empresa e conhecer as necessidades de cada setor.

Entre as necessidades de cada setor, está a necessidade orçamentária.

Por isso, ninguém melhor que o administrador para controlar os recursos financeiros, que estão por trás da capacidade da empresa de prover todos os demais recursos, sejam eles materiais ou humanos.

 

Os benefícios da gestão administrativa

A Gestão administrativa oferecem um conjunto de benefícios para os líderes. É fundamental entender que essa teoria pode transformar um negócio em um verdadeiro sucesso. Os benefícios são muitos, mas separamos três que vão afetar diretamente o seu negócio! Confira eles.

 

Aumento da produtividade

A gestão administrativa permite que muitos elementos podem ser executados de maneira mais otimizada e simples. A ideia é ter a oportunidade de modificar todos os processos que ao invés de adiantar o processo, atrasava.

Com todas as modificações e ajustes, a produtividade da equipe fica muito mais evidente. Além disso, o gestor administrativo tem a oportunidade de focar nas melhores habilidades da sua equipe para alcançar grandes resultados.

 

Focos naquilo que realmente importa

Metas! Sem a gestão administrativa fica impossível focar nas metas enquanto situações acabam prejudicando a visão, mesmo que de forma indireta.

Com um planejamento bem executado, estratégias definidas e uma equipe produtiva e organizada, as metas que antes pareciam impossíveis de serem alcançadas se tornam palpáveis em curto, médio ou longo prazo.

Outro grande aliado dos focos nas metas são todos os dados precisos conquistados por registros e um acompanhamento mais detalhado dos líderes.

 

Fazer mais com menos

Quando os indicadores são definidos e estratégias elaboradas, tudo reflete na maneira como as equipes podem economizar dinheiro e buscar formas inteligentes para otimizar seus produtos e serviços.

Com uma estrutura mais organizada os problemas são vistos e podem ser ajustados para agradar clientes e colaboradores.

Uma equipe mais motiva é sinônimo para clientes mais satisfeitos.

Com isso é possível fazer muito mais, investindo nas pequenas coisas.

 

Conclusão

De tudo que foi abordado, conclui-se que o gestor administrativo é, na verdade, o gestor da empresa.

É precisamente isso.

Por essa razão ele precisa ter uma visão holística, entender o que faz cada departamento e como as áreas contribuem entre si para o sucesso do negócio.

Com essa visão, o gestor tem o caminho aberto para fazer um bom trabalho.

É por isso que o gestor administrativo precisa ter documentadas todas as tarefas, todos os fluxos e todas as metas globais, setoriais e individuais, de modo a poder aplicar indicadores a cada uma delas.

O contrário disso é o gestor passar por supervisor e ficar controlando a hora do almoço dos funcionários.

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É bem melhor e tem riscos menores que começar tudo do zero e encarar tantas tarefas.

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