Gestão administrativa

Uma das grandes preocupações para quem possui o próprio negócio é cotidiano de sua empresa.

O profissional ligado ao mundo dos empreendimentos se encontra em um ambiente que é frequentemente interpretado como maçante. O dia a dia no trabalho exige uma dedicação constante, para que os processos não se acumulem, os prazos não sejam perdidos, entre outros.

Juntamente a tudo isso ainda existe um esforço em manter a satisfação do cliente. O grande problema, porém, é que, sem os auxiliares certos, com essa quantidade de tarefas é comum que algumas saiam do controle.

Nesse cenário, a gestão administrativa é uma parcela importante das tarefas realizadas dentro da empresa.

Harmonizar todas essas tarefas, conferir-lhes lógica, organizá-las e melhorar constantemente a forma de cumpri-las é a gestão administrativa. Se o gestor não planeja a rotina da empresa, não tem controle sobre as atividades diárias e rotineiras, todos os passos seguintes serão reativos.

A forma como esse processo é feito garante toda a diferença no resultado final do serviço oferecido pela empresa. Se executado de forma organizada e otimizada o profissional assegura uma maior fluidez e agilidade do seu trabalho, beneficiando não só o grupo em que trabalha -bons resultados individuais somados garantem um bom resultado geral-, mas também o cliente.

Mas apesar de se falar muito em gestão administrativa poucos possuem uma noção concreta do que se trata. Pensando nisso separamos aqui não só os principais conceitos dessa técnica, como também dicas para melhorar sua eficiência.

Começando por:

O que gestão administrativa?

Gestão administrativa é o ato de conferir rumo, lógica e organização a uma empresa.

Toda empresa tem um planejamento estratégico, que é uma espécie de mapa do tesouro.

O mapa mostra onde você está, onde está o seu objetivo e também as possíveis rotas que você pode pegar para chegar lá. Aprofundando mais um pouco, você será capaz de identificar as ameaças que podem surgir durante o caminho.

Com base nessas informações, você afere se tem capacidade e os recursos necessários para começar a sua jornada.

Assim, você, administrador, junto com a sua equipe, podem traçar uma estratégia para chegar ao destino da forma mais rápida e menos trabalhosa possível.

Então: o papel da gestão administrativa é organizar a viagem e definir quais as condições necessárias de transporte. É ele quem toma decisões importantes como, por exemplo, se um navio de médio porte é adequado, ou não, para a caça ao tesouro.

É preciso calcular o tempo de viagem, prover os suprimentos, identificar os postos de trabalho e as capacidades necessárias às pessoas que irão ocupá-los.

É preciso escolher as pessoas certas para cada posto no navio, para garantir que elas estejam corretamente treinadas e motivadas para a travessia.

É preciso planejar a rotina do navio, garantir que todos tenham acomodações confortáveis e se alimentem adequadamente.

Tem que organizar a rotina, turnos de trabalho, organizar as ferramentas de trabalho, checar se a comunicação com a terra está funcionando, se a estrutura hierárquica é adequada, se o perfil de liderança dos comandantes é adequado às tarefas que a viagem impõe, etc.

Resumindo: podemos dizer que a gestão administrativa é a responsável em garantir que a empresa atinja seus objetivos globais com o mínimo possível de esforços, gastos, desperdício de recursos e, no menor prazo, o que só é possível se o gestor conseguir dotar a rotina de rumo, lógica e organização.

A lógica e os processos

Falar em lógica na gestão administrativa pode parecer algo meio vago. Experimente, então, fazer duas perguntas:

• Por que nós realizamos essa tarefa ou seguimos esses processos?

• Existe uma forma melhor de cumprir essa tarefa?

Essas duas perguntas são suficientes para perceber o quanto é importante a lógica na gestão administrativa.

Muitas vezes incluímos em nossa rotina algumas tarefas desnecessárias. Elas estão lá há anos e não nos damos conta de que as coisas evoluem e elas deixam de ser úteis. Tudo isso acontece porque ninguém está pensando nos processos.

Falta gestão de processos, o que implica na ausência da gestão administrativa.

É quando a empresa tem um gestor que se incumbe da tarefa de manter tudo funcionando em sincronia, como um relógio.

A gestão administrativa tem alto teor estratégico para a empresa. Usar uma ferramenta obsoleta pode trazer desvantagens em relação aos concorrentes. Mas como o gestor estará atento às novas ferramentas tecnológicas oferecidas pelo mercado se está absorto na operação do dia a dia?

Vamos entender, então, que a gestão administrativa é feita com o cérebro e uma visão global da empresa e das interações de todos os departamentos.

Uma boa forma de se fazer uma gestão administrativa eficiente é identificando todos os processos que ocorrem dentro da empresa, quais os departamentos e pessoas envolvidas, mapeá-los, entendê-los e melhorá-los constantemente.

Organização e método

É preciso entender quais as necessidades de cada posto de trabalho, com que frequência elas ocorrem, qual o nível de prioridade de cada tarefa, de modo a prover as condições e os recursos na hora certa para que elas sejam realizadas de forma satisfatória.

Isso só é possível com organização e processos.

A organização existe para que as coisas aconteçam da forma como elas foram planejadas.

Os processos são um conjunto de práticas estabelecidas e sistemáticas que identificam, analisam e solucionam os problemas que surgem.

Indicadores e decisões

A era da tecnologia da informação obrigou as empresas a sofisticarem seus métodos de controle.

Para que as decisões sejam as melhores, é preciso haver um controle rigoroso do que está acontecendo, o que é possível fazer com os softwares de gestão, que oferecem agilidade administrativa e riqueza de informações aos gestores.

Faz parte, inclusive, da gestão administrativa, identificar os indicadores que devem compor os relatórios de cada departamento e gestor, gerenciando a rotina de TI para que os resultados sejam disponibilizados em tempo real para as pessoas certas.

Mesmo uma pequena empresa precisa usar indicadores, que podem ser obtidos através de diversas ferramentas. Os mais importantes são:

Indicadores de capacidade

Esses indicadores são individuais e coletivos, sendo que sua finalidade é estimar a capacidade global de produção da empresa.

É o somatório das capacidades individuais, tanto humanas como materiais. Exemplos: capacidade de produção / mês da peça x.

Indicadores de produtividade

São indicadores que apontam quanto podemos produzir, com determinada quantidade de recursos e em determinado tempo.

São indicadores que devem ser comparados com os da concorrência e são essenciais para medir a competitividade da empresa.

Indicadores de qualidade

São elaborados com base em parâmetros que identificam os níveis mínimos de qualidade e devem ser atingidos ou superados, de modo a manter o padrão de percepção de qualidade do que a empresa produz pelo consumidor.

Indicadores estratégicos

Na verdade, todos os indicadores são estratégicos, já que motivam decisões. Alguns, mais ligados ao mercado e ao comportamento do consumidor, são essencialmente voltados para moldar as estratégias competitivas da empresa.

Indicadores financeiros

São aqueles que mostram a situação financeira da empresa em curto (fluxo de caixa), médio (DRE) e longo prazo (Balanço patrimonial).

Gestão administrativa e financeira

Em muitas empresas a gestão administrativa e financeira são feitas pela mesma pessoa.

Há total lógica nesse modelo, uma vez que que o administrador é aquele que precisa ter a visão global da empresa e conhecer as necessidades de cada setor. Entre as necessidades de cada setor, está a necessidade orçamentária.

Por isso, ninguém melhor que o administrador para controlar os recursos financeiros, que estão por trás da capacidade da empresa de prover todos os demais recursos, sejam eles materiais ou humanos.

Os benefícios da gestão administrativa

A Gestão administrativa oferece um conjunto de benefícios para os líderes. É fundamental entender que essa teoria pode transformar um negócio em um verdadeiro sucesso. Os benefícios são muitos, mas separamos três que vão afetar diretamente o seu negócio! Confira eles.

Aumento da produtividade

A gestão administrativa permite que muitos elementos podem ser executados de maneira mais otimizada e simples. A ideia é ter a oportunidade de modificar todos os processos que ao invés de adiantar o processo, atrasava.

Com todas as modificações e ajustes, a produtividade da equipe fica muito mais evidente. Além disso, o gestor administrativo tem a oportunidade de focar nas melhores habilidades da sua equipe para alcançar grandes resultados.

Focos naquilo que realmente importa

Metas! Sem a gestão administrativa fica impossível focar nas metas enquanto situações acabam prejudicando a visão, mesmo que de forma indireta.

Com um bom plano de negócios, estratégias definidas e uma equipe produtiva e organizada, as metas que antes pareciam impossíveis de serem alcançadas se tornam palpáveis em curto, médio ou longo prazo.

Outro grande aliado dos focos nas metas são todos os dados precisos conquistados por registros e um acompanhamento mais detalhado dos líderes.

Fazer mais com menos

Quando os indicadores são definidos e estratégias elaboradas, tudo reflete na maneira como as equipes podem economizar dinheiro e buscar formas inteligentes para otimizar seus produtos e serviços.

Com uma estrutura mais organizada os problemas são vistos e podem ser ajustados para agradar clientes e colaboradores.

Uma equipe mais motivada é sinônimo para clientes mais satisfeitos. Com isso é possível fazer muito mais, investindo nas pequenas coisas.

Conclusão

De tudo que foi abordado, conclui-se que o gestor administrativo é, na verdade, o gestor da empresa.

Por essa razão ele precisa ter uma visão holística, entender o que faz cada departamento e como as áreas contribuem entre si para o sucesso do negócio. Com essa visão, o gestor tem o caminho aberto para fazer um bom trabalho.

É por isso que o gestor administrativo precisa ter documentadas todas as tarefas, todos os fluxos e todas as metas globais, setoriais e individuais, de modo a poder aplicar indicadores a cada uma delas.

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